PREP法 書き方の全体像
PREP法は、ビジネスコミュニケーションで最も効果的な文章構成法の一つです。Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（再結論）の4つの要素で構成され、相手に伝わりやすい文章を書くことができます。
私も最初はダラダラと長い説明をしてしまい、相手に「結局何が言いたいの？」と言われることがよくありました。しかし、PREP法を身につけてからは、メールでも提案書でも相手から「分かりやすい」と評価されるようになったんです。
PREP法がビジネスで効く理由
ビジネスの現場では、忙しい相手に短時間で要点を伝える必要があります。PREP法を使うことで、相手は最初の一文で結論を理解し、その後の説明に集中して聞くことができるのです。
特に上司への報告や顧客への提案では、相手の時間を無駄にしないことが重要です。PREP法なら、たとえ途中で話を遮られても、最初に結論を伝えているので安心できます。
PREP法の基本4要素を整理する
PREP法の構造を理解するために、まず4つの要素の役割を明確にしましょう。それぞれの要素が持つ機能を把握することで、より効果的な文章が書けるようになります。
Point・Reason・Example・Pointの役割
最初のPoint（結論）は、相手に一番伝えたいメッセージを一文で表現します。Reason（理由）では、なぜその結論に至ったのかを論理的に説明し、相手の納得感を高めます。
Example（具体例）は、理由を裏付ける事実やデータ、体験談を示す部分です。最後のPoint（再結論）で、改めて結論を強調し、相手に行動を促します。
私が営業時代に学んだのは、この4要素のバランスが重要だということです。どれか一つでも欠けると、説得力が大幅に下がってしまうんですね。
伝わるPointの決め方とコツ
結論部分のPointは、PREP法の成功を左右する最も重要な要素です。相手が「なるほど」と思える明確なメッセージを、簡潔に表現する必要があります。
効果的なPointを作るコツは、相手の立場に立って考えることです。相手が知りたいことは何か、どんな行動を取ってもらいたいかを明確にしてから結論を組み立てましょう。
一文で言い切る結論の型パターン
結論を一文で表現するための基本パターンがあります。以下のような型を使うことで、誰でも分かりやすい結論が作れます。
- 「〇〇をおすすめします」（推奨型）
- 「〇〇が最も効果的です」（断定型）
- 「〇〇を導入すべきです」（提案型）
- 「〇〇に注意が必要です」（警告型）
これらの型を使うときは、主語と述語を明確にすることが大切です。曖昧な表現では、相手に伝わりにくくなってしまいます。
Reasonをロジカルに組み立てる
理由の部分では、なぜその結論に至ったのかを論理的に説明します。感情論ではなく、客観的な事実に基づいた理由を提示することで、相手の信頼を得ることができます。
理由を組み立てるときは、相手が納得しやすい順番で並べることが重要です。最も強い理由から順番に述べるか、相手にとって身近な理由から始めるかを戦略的に選択しましょう。
根拠を3つに絞る思考プロセス
理由は多すぎても少なすぎても効果的ではありません。3つに絞ることで、相手が覚えやすく、説得力も高まります。
根拠を選ぶときの優先順位は以下の通りです。
- 客観的なデータや統計に基づく理由
- 業界の常識や一般的な知識に基づく理由
- 具体的な成功事例や失敗事例に基づく理由
この3つの観点から理由を選ぶことで、バランスの取れた説得力のある文章になります。私も提案書を書くときは、必ずこの順番で理由を整理するようにしています。
Exampleで納得感を高める方法
具体例は、理由を裏付ける重要な要素です。抽象的な説明だけでは相手に伝わりにくいことも、具体例があることで一気に理解しやすくなります。
効果的な具体例を選ぶポイントは、相手にとって身近で理解しやすいものを選ぶことです。業界が違う事例よりも、同じ業界や似たような状況の事例の方が説得力があります。
事例・数字・比較の使い分け
具体例には大きく分けて3つのタイプがあり、状況に応じて使い分けることが大切です。それぞれの特徴を理解して、最適なものを選びましょう。
事例は、実際に起こった出来事や体験談を示します。数字は、データや統計を使って客観性を高めます。
比較は、他の選択肢と対比することで、提案の優位性を明確にします。私の経験では、この3つを組み合わせて使うと、より説得力のある文章になります。
最後のPointで行動を促す書き方
最後の結論部分では、単純に最初の結論を繰り返すだけでは不十分です。相手に具体的な行動を促すメッセージを込めることで、文章の効果を最大化できます。
行動を促すためには、相手にとってのメリットを再度強調し、次に取るべきステップを明確に示すことが重要です。「検討してください」ではなく、「来週までにご返答をお願いします」のように具体的に表現しましょう。
要約とCTAを一体化させる
効果的な最後のPointは、要約とCTA（Call To Action）を自然に組み合わせたものです。これまでの内容をまとめながら、相手の行動を促します。
例えば、「以上の理由から〇〇をおすすめしますので、ぜひ一度お試しください」のような形で、要約と行動促進を一文にまとめます。このテクニックを使うことで、文章全体の流れが自然になり、相手も行動しやすくなります。
メール・提案・資料でのPREP活用
PREP法は、様々なビジネスシーンで活用できる万能な文章構成法です。メール、提案書、プレゼン資料など、それぞれの特性に合わせてPREP法を使い分けることで、コミュニケーション効果を大幅に向上させることができます。
私も日々の業務で、メールを書くときは必ずPREP法を意識しています。おかげで、相手からの返信も早くなり、誤解やトラブルも減りました。
シーン別テンプレートの使い方
各シーンに応じたPREP法のテンプレートを用意しておくと、効率的に文章が作成できます。以下のようなパターンを参考にしてください。
メールの場合は、件名で結論を示し、本文でPREP構成を展開します。提案書では、各章でPREP法を使い、全体としても大きなPREP構造を作ります。
プレゼン資料では、1スライド1PREPを基本とし、視覚的な要素と組み合わせて説得力を高めます。会議での発言でも、PREP法を使うことで、限られた時間で効果的に意見を伝えることができます。
よくある失敗と改善のチェックリスト
PREP法を使い始めた頃は、誰でも陥りやすい失敗パターンがあります。これらの失敗を事前に知っておくことで、より効果的にPREP法を活用できるようになります。
最も多い失敗は、結論が曖昧になってしまうことです。「〜だと思います」「〜かもしれません」のような表現では、相手に強いメッセージが伝わりません。
以下のチェックリストを使って、自分の文章を見直してみましょう。
- 結論は一文で明確に表現されているか
- 理由は3つ以内に絞られているか
- 具体例は相手にとって理解しやすいか
- 最後の結論で行動を促しているか
- 全体の流れは論理的で分かりやすいか
まとめと次に試すべき一歩
PREP法は、ビジネスコミュニケーションの質を劇的に向上させる強力なツールです。Point、Reason、Example、Pointの4要素を意識するだけで、相手に伝わりやすい文章が書けるようになります。
まずは明日のメール1通から、PREP法を試してみてください。慣れてきたら、提案書や会議での発言にも活用し、あなたのコミュニケーション力を次のレベルに引き上げましょう。
継続的な練習こそが、PREP法をマスターする最短の道です。今日学んだことを実践し、より効果的なビジネスコミュニケーションを実現してください。
【参考・引用元】
該当なし
